A ficha catalográfica é o elemento de apresentação obrigatória em materiais bibliográficos, e deve conter a descrição bibliográfica de uma obra (física e/ou digital), reunindo os elementos fundamentais para permitir a sua rápida identificação e recuperação a partir de um sistema de indexação e, contém as informações bibliográficas necessárias para a identificação do documento na fonte.

A secretaria que possuir interesse em publicar os seus materiais bibliográficos deverá solicitar, através de um ofício, o pedido à SEGES/EGEM.